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Si la nécessité d’une solution d’informatique décisionnelle ne fait plus de doute au sein de vos équipes, la prise de décision peut parfois paraître vertigineuse. En particulier face à la multitude de solutions qui s’offrent à vous. Alors sur quels critères devez-vous baser votre choix ? Les experts BIAL-X vous donnent les clés pour comparer les options et trouver celle qu’il vous faut.

1. Veillez à l’accessibilité de votre système décisionnel

La dématérialisation des process n’a plus rien d’exotique. Au sein des organismes sociaux, et en tant que bailleurs, vous avez probablement déjà équipé vos équipes avec une ou plusieurs solutions de gestion numérique. Et ce, avec plus ou moins de succès.

Mais si certains outils peinent à intégrer efficacement les process de vos services, c’est souvent par manque d’accessibilité. C’est pourquoi vous devez faire de ce point votre premier critère de choix.

Une solution d’informatique décisionnelle ergonomique et simple d’utilisation rend la donnée accessible pour tous et à tout moment. Pour autant, elle ne nécessite pas de capacités techniques spécifiques. Des tableaux de bord sont pensés pour vos équipes et leur permettent de naviguer simplement dans la donnée, au bureau comme sur le terrain, via une plateforme mobile.

2. Assurez la centralisation de toutes vos données

Avec votre système d’information décisionnel, vous devez accéder rapidement à l’ensemble de vos données de gestion (tous services confondus) présentes mais aussi historiques. L’objectif est de croiser les informations et ainsi gagner en pertinence sur vos analyses. Cette vue transversale est la condition sine qua non pour mettre les informations disponibles en perspective et prendre les bonnes décisions. Décloisonner les métiers autour d’une source unique de vérité, via votre plateforme de Business Intelligence (BI), vous offre une vue 360° sur votre activité. Vos équipes gagnent en réactivité et en productivité grâce à une meilleure compréhension de la réalité du parc immobilier actuel et des événements à venir. La centralisation de la donnée est aussi la première étape d’une meilleure collaboration entre les services :
  • le service contentieux est prévenu dès les premiers retards de paiement ;
  • le service clientèle fait remonter les sollicitations des locataires plus facilement aux services en charge d’une éventuelle réhabilitation…
Cette communication améliorée contribue au maintien de la cohérence et de l’exactitude des informations sur lesquelles l’organisme fait reposer ses analyses et donc ses décisions.

3. Vérifiez la fiabilité et la sécurité de votre solution

On ne peut traiter de la donnée sans aborder les questions de fiabilité et de sécurité. Un organisme repose souvent sur cette donnée pour toutes les prises de décision parfois critiques pour son avenir. La solution choisie doit donc assurer la gouvernance de toute la data collectée.

Cela implique un processus de préparation de la donnée qui vous permettra de réconcilier les différentes sources disponibles au sein d’un système unique et « propre ». Vous pourrez alors bénéficier d’une donnée sans erreur, excluant les doublons et enrichis des informations nécessaires à votre bon fonctionnement.

Notez bien que l’éditeur de votre future solution doit être transparent quant aux actions menées pour garantir la qualité de la donnée.

4. Optez pour une solution évolutive

Les besoins de votre organisme sont en constante évolution. Votre solution d’informatique décisionnelle doit donc suivre ce mouvement et rester agile.

L’outil choisi doit notamment :

  • prendre en charge de nouveaux types de données ;
  • intégrer de nouvelles sources (en cas de rassemblement ou fusions) ;
  • s’adapter à une mise à jour de votre SI ou des réglementations sans nécessiter de développements majeurs.

Cette évolutivité est la garantie de la continuité de l’information : un changement au sein de votre organisme ou de votre marché ne doit pas paralyser la gestion de votre parc. Vos locataires, partenaires, représentants de l’État et décideurs locaux restent, quant à eux, toujours demandeurs, à vous de veiller à les satisfaire.

5. Mettez en place un système capable de s’adapter

Votre système décisionnel doit s’adapter aux besoins concrets de vos équipes. Au moment de prendre votre décision, faites le point avec les différents services métier pour formaliser ces besoins et ainsi vous assurer que les données attendues sont bien prises en charge par la solution. Niveau de précision de l’information, historisation… soyez exigeant !

La personnalisation de l’outil a aussi son importance pour une appropriation efficace par vos équipes. Par exemple, des tableaux de bord mal pensés et incapables de répondre efficacement aux attentes des usagers les pousseront vers leurs anciennes habitudes et sources de données. Dans ce contexte, une solution éditée spécialement pour les bailleurs sociaux trouve toute sa pertinence.

L’outil doit aussi s’adapter à votre système d’information existant. La communication de cette nouvelle solution avec vos outils de gestion peut parfois s’avérer complexe, or c’est l’ensemble du projet qui est caduc sans une bonne remontée de l’information.

Le marché de l’habitat social évolue, tout comme les besoins de vos équipes. Pour répondre à leurs attentes, utiliser la donnée pour comprendre la réalité du terrain est essentiel. C’est une richesse qui mérite d’être exploitée et valorisée au maximum par vos équipes. Alors optez pour un système décisionnel performant. Vous avez maintenant les clés en main pour évaluer les solutions du marché.

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